'7 Consejos para administrar y gestionar eficazmente tu tiempo'

La administración del tiempo es todo un desafío, sobre todo para la pequeña empresa. Pareciera que nunca hay suficiente tiempo para hacer todo lo necesario para mantener la empresa funcionando, especialmente si somos multitarea, es decir cuando cumplimos varios roles en la empresa. No sólo es frustrante sino también extremadamente estresante y extenuante, saltamos de una tarea a otra y ninguna queda terminada…

Si bien es imposible cambiar el número de horas que tenemos, es posible organizarnos para administrarlas mejor y resultar más productivas/os.

A continuación te presentamos algunos consejos para ayudarte a organizar tu tiempo y aumentar tu productividad.

1. Establece Objetivos:

La base de cualquier estrategia de administración del tiempo es saber a dónde te diriges y cómo llegar ahí. Es muy difícil cumplir con los objetivos si anteriormente no establecimos objetivos específicos y mensurables. Ten presente que cuando se trata de productividad la clave es establecer objetivos realizables en el corto plazo, cumplir esos pequeños objetivos te dará más ánimo y fuerzas para seguir adelante para alcanzar objetivos más importantes.

Siempre es posible fraccionar un objetivo ambicioso y de largo plazo en una serie de pequeños objetivos mensuales, luego fraccionarlos nuevamente en objetivos semanales y luego diarios. De esa forma sabrás en todo momento si te estás encaminando o no a la meta propuesta y, de ser necesario,  hacer las correcciones correspondientes.
2. Elije un Sistema y Cúmplelo:

Hay muchísimos sistemas para administrar el tiempo, desde aplicaciones online, software específico para gestionar tareas, agendas online, el simple lápiz y papel y hasta metodologías completas como, por ejemplo, GTD (Organízate con eficacia).

Elige la que más se adapte a tu personalidad y cúmplela, pues por más bueno que sea un sistema si no te comprometes a usarlo, de nada servirá. Date un tiempo de prueba, experimenta con la combinación de sistemas hasta que encuentres una con la que te sientas cómoda/o y ¡adelante!
3. Encuentra tu momento más productivo:

No todos somos iguales, para algunas personas su momento más productivo es a primera hora de la mañana, para otras la noche es su mejor momento. Por supuesto que si tienes que atender clientes o tu profesión te impone horas específicas (por ejemplo un abogado hace tribunales durante la mañana), no tendrás más remedio que adaptar su metabolismo a esas horas. Tengo un amigo arquitecto para quien la noche es su mejor hora, pero eso hace que necesite necesariamente asociarte a otro profesional que atienda las obras y los clientes.

Pero salvo que seas del tipo noctámbula/o, es posible determinar a qué hora tu cerebro trabaja mejor y dejar ese horario para las tareas más delicadas e importantes. Además, si puedes reducir las distracciones e interrupciones durante ese horario, tu productividad mejorará sustancialmente.

Planifica tus tareas de acuerdo a tus horas más productivas.
4. Conoce tus Prioridades:

Es posible que algunos días no puedas terminar con la agenda planeada, por eso es importante distinguir entre urgencias y prioridades. Pues en muchos casos las urgencias nos quitan el tiempo y las prioridades quedan pendientes. Muchas veces lo urgente no nos deja ver lo importante.
Tómate el tiempo para establecer correctamente tus prioridades y luego agenda el tiempo para llevarlas adelante en el momento más productivo de tu jornada, así, si el día no te alcanza habrás al menos hecho lo más importante, que es lo que mantiene el negocio funcionando y te ayuda a cumplir las metas.
5. Realiza un Seguimiento de tu Tiempo:

Hacer un seguimiento del uso de tu tiempo con una herramienta adecuada, puede ser una excelente manera de administrar el tiempo, incluso cuando no sea necesario mantener un registro del tiempo que dedicas a cada trabajo para luego facturarle al cliente.

Mantener un registro de cómo usas el tiempo puede ayudarte a aumentar la productividad.

En primer lugar, puede mantenerte concentrada/o en la tarea en la que está trabajando en ese mismo momento. Después de todo, no hay mejor recordatorio de la concentración que un reloj.
En segundo lugar, mantener un registro de cómo usas el tiempo te puede dar una idea de donde se te va el tiempo, día tras día. Esto podría abrirte los ojos y proporcionarte una valiosa visión de cómo quieres emplear tu tiempo y lo que realmente ocurre. A partir de esa información puedes pensar e implementar los cambios necesarios para lograr un equilibrio.
6. Necesitas saber cuando Delegar:

Cuando tienes más tareas en mano de lo que puedes manejar, es hora de delegar. Una buena manera de comenzar a delegar es determinar qué tareas son esenciales pero que no son esenciales que las hagas tu misma/o. Una vez que tienes esas tareas determinadas es hora de buscar la persona (ya sea empleada/o o contratista) que pueda llevarla adelante con responsabilidad.

No es fácil armar un equipo de trabajo con objetivos comunes y basado en el que la confianza y respeto mutuo a quienes delegar pero, si lo consigues, tu empresa crecerá y tu productividad sufrirá un tremendo impulso.
7. Un día por vez:

Si bien es posible planificar cada día de la semana, mes o año entero con anticipación, la verdad es que no sabemos realmente lo que nos traerá el día de mañana. Por eso enfocarnos en las tareas de hoy (teniendo nuestros objetivos presentes) nos ayudará a mantener el compromiso, siempre podemos tomar las lecciones que aprendemos cada día para aplicarlas al siguiente.

Conclusiones:

Administrar sabiamente nuestro tiempo nos ayudará no solamente a cumplir nuestros objetivos sino a también tener una vida más equilibrada y libre del estrés de querer hacer mil cosas a la vez.  Lo importante es lo que nos acerca a nuestros objetivos, lo urgente nos sobrecarga y muchas veces nos confunde e impide cumplir nuestras metas.

Administrar nuestro tiempo no es cuestión de encontrar el mejor método, sino el más afín a nosotras/os y comprometernos a cumplirlo.
Artículo publicado en www.mujeresdeempresa.com/
http://anunciantes.eluniversal.com/profiles/blogs/7-consejos-para-administrar-y